نکته‌ها و تکنیک‌های مدیریت زمان و بهره‌وری
مدیریت زمان برای رسیدن به بهره‌وری شاید یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های افرادی باشد که تمایل دارند از زمانی که در اختیارشان قرار داده شده است به بهترین نحو استفاده کنند.
افراد زیادی در مورد مدیریت زمان صحبت کرده و کتاب‌های زیادی در این مورد نوشته شده است. معمولا در این نوشته‌ها و صحبت‌ها، ابزار‌ها، تکنیک‌ها و تمرین‌هایی ارائه می‌شود که افراد بتوانند زمان خود را مدیریت کرده و بهره‌وری قابل قبولی داشته باشند.
البته که تمام این روش‌ها برای همه افراد مورد پذیرش نیست. معمولا سعی می‌کنیم تکنیک‌ها و روش‌هایی را انتخاب کنیم که با طرز فکر و شرایط ما سازگار باشند، یا ابزار‌هایی را تهیه کنیم که راحت‌تر به دست می‌آیند.
در این مطلب قصد دارم 8 نکته و تکنیکی که به نظرم استفاده از آن‌ها می‌تواند در مدیریت زمان و بهره وری بیشتر به شما کمک کند را معرفی کنم.
ما صاحب و مالک زمان‌مان هستیم.
اولین چیزی که قصد دارم در موردش توضیح بدهم اشاره به یک واقعیت است. اما چون مسئله بسیار مهمی است، آن را به عنوان اولین نکته مطرح خواهم کرد.
بله زمان‌مان کاملا متعلق به خودمان است. اگر فکر می‌کنید زمان کافی برای انجام دادن کار‌هایتان ندارید،به احتمال زیاد اشتباه می‌کنید. شما همانقدر زمان دارید که بزرگترین و مشهور‌ترین و موفق‌ترین افرادی که می‌شناسید داشته‌اند. درست است که تعدادی از این افراد مشهوری که می‌شناسیم شانس هم به یاری‌شان آمده تا به موفقیت برسند، اما بسیاری از افراد بزرگی که می‌شناسیم با کار و تلاش زیاد به جایی رسیده‌اند.
اینکه باور کنید شما صاحب تمام و کمال زمانتان هستید نگاهتان را به زندگی تغییر خواهد داد. در هر لحظه هر کاری که انجام می‌دهید کاری است که می‌خواهید انجام دهید، حتی اگر زندانی باشید و مجبور‌تان کنند که کاری را انجام دهید، شما انتخاب می‌کنید که آن کار را انجام دهید، چون اولویت‌تان این است که به دردسر نیوفتید. حتی اگر به‌خاطر انجام دادن یا ندادن کاری در خطر مرگ باشید باز هم در اینجا خودتان انتخاب کرده‌اید و اولویت‌تان این است که زنده بمانید.
پس این موضوع را باور کنید که خانواده، شغل و چیز‌هایی که از زمان زیادی از شما می‌گیرند انتخاب خودتان و اختصاص زمان به آن‌ها بر اساس اولویت‌بندی خودتان است.
چه چیزی ارزش انجام دادن دارد؟
وقتی که آدم جوان‌تر است و وقت آزاد بیشتر و قیدوبند‌های کمتری دارد معمولا به اکثر چیز‌هایی که به سراغش می‌آیند بله می‌گوید. اما وقتی که بزرگتر می‌شود اوضاع کمی تغییر می‌کند و باید به کارهای مهم اهمیت بیشتری بدهد.
نه گفتن یکی دیگر از نکات مهم مدیریت زمان است. اگر شما به هرکار و پیشنهادی که به شما می‌شود بله بگویید و با اکراه انجامش دهید احتمال زیاد پشیمان خواهید شد و زمانتان را تلف کرده‌اید.
هایلایت روزانه
شما می‌توانید لیستی طولانی از کارهایی که در یک روز می‌خواهید انجام دهید را تهیه کنید و آن را جلوی چشمتان بگذارید. اما باید یکی از این کار‌ها که اولویت و اهمیت بیشتری دارد را هایلایت کرده و حتما آن کار را در آن روز انجام دهید و آن وقت بروید سراغ کارهای دیگر. احتمال زیاد کارهای دیگری از لیست‌تان را نیز انجام می‌دهید اما اگر هم به کارهای دیگر نرسیدید، در انتهای روز شما مهم‌ترین کاری که مشخص کرده بودید را انجام داده‌اید.
درست است که مشخص کردن تنها یک کار برای هر روز شاید کم به نظر برسد. اما با در نظر گرفتن زمان لازم برای کارهایی که مربوط به شغلمان است یا کارهای ضروری که فورا باید انجام شود گاهی رسیدن به انجام دادن یک کار نیز کمی سخت است.
اما کم یا زیاد، شما در هر روز حداقل یک قدم به سمت هدفی که در نظر دارید برداشته‌اید و فواید حاصل از این کار در طی زمان خودش را به خوبی نشان می‌دهد.
تهیه چک لیست کار‌ها
آنقدر توصیه برای تهیه چک لیست برای کاره‌هایی که در طول روز قرار است انجام دهید را شنیده‌اید که من کمی از گفتن دوباره‌اش خجالت می‌کشم. اما کار مهمی است و باید انجام شود.
یادتان باشد مغز ایده‌ها را می‌سازد اما برای نگه‌داشتنش کمی تنبل است. سعی کنید هرچه زودتر یادداشت‌شان کنید.
بهتر است که این چک لیست به صورت کاغذی تهیه شود روی میز کارتان گذاشته شود تا لذت خط زدن کارهایی که انجام‌شان داداید را نیز تجربه کنید.
بلوک بندی زمان
شما می‌توانید از یک تقویم دیجیتال مانند Google Calendar برای بلوک‌بندی کردن زمانتان استفاده کنید. این کار را برای همه‌ی کار‌ها یا تنها برای هایلایت‌های روزانه می‌شود انجام داد.
نکته این است که شما یک بلوک زمانی برای کاری که می‌خواهید انجام دهید در نظر گرفته‌اید که در تقویم و برنامه‌تان هست و مطمئنید که باید انجامش دهید.
اما مهم‌ترین نکته در بلوک بندی زمان تمرکز است. اگر شما دو ساعت برای انجام کاری در نظر گرفته‌اید سعی کنید آن دو ساعت را تماماً و بدون هیچ گونه حواس‌پرتی به کاری که برایش برنامه ریزی کرده‌اید بپردازید.
بلوک بندی زمان به شما کمک می‌کند تا زمان مناسبی را برای کار‌هایتان در طول روز انتخاب کنید. یعنی انتخاب کنید به طور مثال این دو ساعت کار کردن بهتر است در صبح، عصر یا شب انجام بگیرد؟
قانون پارکینسون
احتمالا در موردش شنیده باشید. این قانون می‌گوید مدت زمان انجام کار‌هایتان دقیقا به اندازه زمانی که برایش در نظر گرفته‌اید کش می‌آید.
مثلا اگر شما بخواهید یک ویدئو آموزشی ضبط کنید و یک روز کامل را برای تهیه این ویدئو در نظر بگیرید احتمالا درست کردن این ویدئو یک روز طول می‌کشد. اما اگر برای درست کردن همان ویدئو 2 یا 3 ساعت زمان اختصاص دهید در همان مدت کارتان انجام خواهد شد.
بهترین تکنیک برای مدیریت این قانون استفاده از ضرب الاجل یا Dedline برای کار‌هایتان است.
زمانی را برای خودتان مشخص کنید که کار‌ها باید حداکثر تا آن زمان به پایان برسند. حتی می‌توانید برای خودتان جریمه و پاداش هم در نظر بگیرد. اما مهم‌ترین نکته این است که برای کار‌هایتان ددلاین مشخص کنید. یادتان نرود آن را روی تقویم‌تان علامت بزنید.
زمانهای محافظت شده
زمانهای محافظت شده زمان‌هایی هستند که شما خودتان را از عوامل حواس‌پرتی دور می‌کنید. ممکن است شرایط کاریتان به شکلی باشد که باید از شبکه‌های اجتماعی زیاد استفاده کنید. اما باید زمانهای محافظت شده‌ای را به کار عمیق بپردازید. کار عمیق با تمرکز بالا بهره‌وری‌تان را افزایش می‌دهد.
با توجه به شرایط خودتان کمی از اینترنت و شبکه‌های اجتماعی فاصله بگیرید و روی چیزی که می‌خواهید خلق کنید و از خودتان به جا بگذارید تمرکز کنید.
اگر حس کار کردن را هم نداشتید از این زمانهای محافظت شده در مقابل حواس‌پرتی‌های مختلف، برای کارهایی که ازآن‌ها لذت می‌برید استفاده کنید.
برون سپاری کار‌ها
وقتی صحبت از برون سپاری کار‌ها می‌شود ممکن است عده‌ای بگویند که ما نمی‌توانیم هزینه برون‌سپاری کار‌ها را پرداخت کنیم، یعنی آنقدر درآمد نداریم که این کار را انجام دهیم.
یک روش برای این که ببینید می‌توانید این کار را انجام دهید یا نه این است که ارزش ریالی زمانتان را محاسبه کنید. یعنی حساب کنید که با هر ساعت کار کردن چقدر پول به دست می‌آورید. احتمالا به دست آوردن این عدد نیاز به محاسبات پیچیده ندارد و به صورت تقریبی می‌توانید آن را محاسبه کنید.
مثلا اگر ساعتی n هزار تومان درآمد دارید می‌توانید کارهایی که از آن‌ها لذت نمی‌برید و زمان زیادی از شما می‌گیرند یا خسته کننده هستند را با قیمتی کمتر از n هزار تومان به دیگران واگذار کنید و خودتان به سراغ کارهای مهم‌تر و ارزش‌آفرین‌تر و لذت‌بخش‌تر بروید.
مثلا اگر شما برای تمیز کردن خانه‌تان نیاز به یک ساعت زمان دارید در حالی که ساعتی 100 هزار تومان در می‌آورید منطقی است که این کار را به کسی که 50 هزارتومان می‌گیرد تا خانه‌تان را تمیز کند واگذار کنید.
در پایان باید به این نکته اشاره کنم که در پایان روز سعی کنید راضی باشید. اگر همیشه فکر کنید که در طول روز می‌توانستید کارهای زیادی انجام دهید ولی انجام نداده‌اید و زمانتان را تلف کرده‌اید این فکر کم کم انگیزه‌تان را برای ادامه دادن کاهش خواهد داد. همیشه به خودتان بگویید که من می‌توانستم کارهای بیشتری انجام دهم اما تصمیم گرفتم که همین کار‌ها را انجام دهم و از این میزان کاری که انجام داده‌ام راضی‌هستم. البته اگر به اندازه‌کافی انگیزه برای پیشرفت داشته باشید قطعا روز‌های بعد سخت‌تر و بیشتر کار می‌کنید.
نکات گفته شه در این نوشته برداشته شده از یک ویدئو از AliAbdaal است.