ساختن، انتخاب و استفاده از ابزار‌های مناسب برای انجام دادن کارها از دیرباز برای بشر یک چالش محسوب می‌شده است. اگر به اطراف خود نگاه کنید، پر از ابزار‌هایی است که میزان و مدت زمان کار شما را برای انجام دادن برخی امور کاهش می‌دهد و باعث می‌شود وقت بیشتری را پس انداز کنید و به انجام کارهای دیگری بپردازید. در واقع استفاده از ابزار‌های مناسب باعث می‌شود کارایی و اثربخشی بیشتری در زندگی پیدا کنید.
Airtable (ایرتیبل) چیست؟
Airtable (ایرتیبل) یک ابزار کاربردی برای مدیریت پروژه، ساختن پایگاه داده، برنامه ریزی شخصی، ایجاد تقویم محتوایی و… است. ایرتیبل نوعی از پایگاه داده رابطه‌ای است. حتما پیش از این با اکسل یا گوگل‌شیت کار کرده‌اید و با امکاناتی که این ابزارها در اختیار شما قرار می‌دهند آشنا هستید. ایرتیبل نیز چیزی مشابه همین ابزار‌هاست که برای کارهای خاصی طراحی شده، اما مزیت‌هایی نیز نسبت به این ابزارها دارد.
تمام امکانات ایرتیبل رایگان نیست و برای برخی امکانات نیاز به نسخه پرو دارید. البته جای نگرانی نیست، با همان امکانات رایگانی که ایرتیبل در اختیار ما قرار می‌دهد کارهای زیادی می‌شود کرد. اگر کارهای عجیب و غریب و پیچیده‌ای ندارید همین نسخه رایگان کارتان را راه می‌اندازد.
بهتر است از مقدمه عبور کنیم و به موضوعات جذاب‌تری بپردازیم. اگر موافقید، تا پایان این مطلب با من همراه باشید. قول می‌دهم که اگر با این ابزار آشنایی ندارید، در انتها از زمانی که برای خواندن مطلب گذاشته‌اید پشیمان نخواهید شد.
در صفحه اول Airtable چه چیز‌هایی داریم؟
در عکس بالا چند قسمت را علامت گذاری کرده‌ام تا ببینیم در اولین صفحه‌ای که در ایرتیبل با آن مواجه می‌شویم چه چیز‌هایی داریم.
- My First Workspace: این یک نام انتخابی توسط خود Airtable است که برای شروع کار در اختیار شما قرار داده و می‌توانید آن را با کلیک کردن روی عبارت My First Workspace تغییر دهید. Workspace قسمتی است که می‌توانید پایگاه‌هایی داده مربوط به یک پروژه را در آن ایجاد کنید. یا مثلا اگر برای دو شرکت کار می‌کنید می‌شود برای کارهایی که در هرکدام از این شرکت‌ها دارید فضای کار جداگانه با نام آن شرکت‌ها ایجاد کرد. برای ایجاد یک Workspace جدید نیز می‌توانید از گزینه Add a workspace که با شماره 4 در عکس مشخص کرده‌ام استفاده کنید. شما می‌تواند Workspace خود را به وسیله گزینه Share که با رنگ سبز (گوشه بالا سمت راست) مشخص شده است با دیگران به اشتراک بگذارید.
- Base : بیس‌ها که در واقع همان پایگاه‌های داده ما هستند. کلمه Base از کلمه DataBase وام گرفته شده است و به عبارتی ساده شده همان است. برای ایجاد یک Base جدید نیز باید از گزینه Add a Base که در کنار بقیه پایگاه‌های داده قرار دارد استفاده کنید.
- Templates : تمپلیت‌ها بیس های از پیش طراحی شده‌ای هستند که می‌توان از آن‌ها استفاده کرد. در ایجاد هر بیس دو انتخاب دارید. یا اینکه از صفر شروع کنید و Base خود را مطابق سلیقه خود از اول بسازید. یا اینکه از تمپلیت‌ها استفاده کنید. البته این امکان را دارید که هرگونه تغییر در این الگوهای از پیش تعیین شده نیز به وجود بیاورید. ( پیشنهاد من از صفر شروع کردن است)
مهم ترین قسمت‌های اولین صفحه‌ای که در ایرتیبل با آن مواجه می‌شوید همین‌ها هستند. گزینه های دیگری نیز در این صفحه وجود دارد که اگر کنجکاو هستید، به سراغ آن‌ها بروید، اما مواردی که به دردتان می‌خورد همین‌ها بود که اشاره کردم.
در ادامه وارد قسمت اصلی و کاربردی ایرتیبل می‌شویم. یعنی معرفی Base. اما قبل از آن برای دو دقیقه استراحت از شما دعوت می‌کنم ویدئو زیر را تماشا کنید.
معرفی Base در ایرتیبل
بیس (Base) در ایرتیبل دقیقا همان قسمتی است که همه کارها در آن انجام می‌شود. همانطور که گفتم بیس ساده شده همان کلمه دیتابیس است و جایی است که ما اطلاعاتمان را در آن ذخیره کرده و مدیریت می‌کنیم.
Base از قسمت های مختلفی تشکیل شده است که در ادامه به آن‌ها میپردازم:
Tables
هر بیس می‌تواند شامل یک یا چند جدول باشد. که بسیار شبیه شیت‌ها یا برگه‌هایی است که قبلا در اکسل یا گوگل‌شیت دیده‌ایم. هر جدول می‌تواند اطلاعات خاصی را در بیس ذخیره کند. به عنوان مثال اگر بیس ما در مورد فروش باشد یکی از جدول‌ها را می‌شود به محصولاتی که دارای تخفیف هستند اختصاص داد.
Record
رکورد‌ها اجزاء یک ردیف هستند. هر ردیف از تعداد مشخصی رکورد تشکیل شده است (مانند ردیف‌هایی که قبلا در اکسل یا گوگل‌شیت دیده‌ایم). یا می‌شود گفت رکورد‌ها آیتم‌های یک لیست هستند. به عنوان مثال در یک لیست شامل اسم کتاب‌ها هر رکورد نام یک کتاب مجزا است. برخلاف اکسل و گوگل شیت با کلیک کردن روی هر رکورد یک صفحه برایتان باز خواهد شد تا اطلاعات را در آن مشاهده یا وارد کنید.
Fields
فیلد‌ها ستون‌هایی هستند که می‌توانیم انواع مختلف اطلاعات را در آن‌ها ذخیره کنیم. ایرتیبل کار ما را بسیار ساده کرده است و به صورت پیش فرض می‌توانیم فیلد‌هایی کارآمد را ایجاد کنیم. این فیلد‌ها عبارتند از:
- Link to another record : لینک کردن به رکوردهای دیگر
- Single line text: متن تک خطی کوتاه
- Long text : متن‌های بلند
- Attachment : پیوست کردن فایل
- Checkbox : چک باکس
- Multiple select : لیست کشویی با قابلیت انتخاب چند گزینه
- Single select :لیست کشویی با قابلیت انتخاب یک گزینه
- Collaborator : اسامی همکاران
- Date : تاریخ
- Phone number : شماره تماس
- Email : ایمیل
- URL : لینک
- Number : اعداد
- Currency : واحد پول
- Percent : درصد
- Duration : مدت زمان
- Rating : امتیازدهی
- Formula : فرمول
- Rollup : جمع آوری محاسبات و اعمال فرمول‌ها روی سلول‌های خاص
- Count: یک فیلد شمارش به شما این امکان را می‌دهد تعداد رکوردهای لینک شده را در ستون رکوردهای لینک شده بشمارید.
- Lookup : به شما این امکان را می‌دهد تا محتویات رکورد را از یک رکورد لینک شده به رکورد لینک شده دیگر بکشید.
- Created time : زمان و تاریخ ایجاد رکورد
- Last modified time : زمان و تاریخ آخرین تغییرات ایجاد شده
- Created by : نام سازنده رکورد
- Last modified by : نام آخرین شخصی که تغییراتی در کورد به وجود آورده است
- Autonumber : تخصیص یک عدد به صورت خودکار به هر رکورد
- Barcode : بارکد
- Button : ایجاد دکمه‌ای که عمل خاصی را مستقیما از یک بیس اعمال می‌کند.
جای توضیح دارد که هر کدام از این امکانات را می‌توان به صورت جداگانه تشریح کرد. اما پرداختن جزء به جزء همه موارد بالا، مقاله را بسیار طولانی خواهد کرد. سعی خواهم کرد در مقالات بعدی به موارد مهم و مورد استفاده از این لیست اشاره کنم.
شخصی سازی نمایش در Airtable
ایرتیبل به شما این امکان را می‌دهد که با توجه به نیازتان نحوه نمایش جدول‌ها را در بیس شخصی‌سازی کنید. برای مثال اگر شما مدیر یک پروژه هستید می‌توانید یک ٰView مخصوص به خود درست کنید اما نحوه نمایش دیگری، با توجه به نیاز همکاران در اختیارشان قرار دهید.
مستطیل آبی اول در عکس بالا چند نمونه View را نشان می‌دهد. با استفاده از درست کردن نمایش‌های مختلف از یک جدول می‌توانید آن را از حالت شلوغ خارج کنید و پیچیدگی‌های یک جدول بزرگ را برای همکاران دیگر به حداقل برسانید.
گزینه‌های موجود در مستطیل دوم (پایین) در عکس بالا به شما این امکان را می‌دهند تا همان Viewهایی که به وجود آورده‌اید به فرم‌های دیگری ببینید. مثلا قادر خواهید بود همان حالت اولیه به شکل جدول را انتخاب کنید (Grid) یا از فرم استفاده کنید (Form)، تقویم (Calendar)، گالری (Gallery)، حالت کارتی مانند ترلو (Kanban) ، خط زمانی(Timeline) و نمودار گانت (Gantt).
تنظیمات View در ایرتیبل
در قسمت 3 از عکس بالا که با کلیک کردن روی All Projects نمایش داده شده است می‌توانید کارهایی را روی View مورد نظرتان انجام دهید. مثلا نام آن را تغییر دهید، حذفش کنید، از آن کپی تهیه کنید، پرینت بگیرید یا اطلاعات آن را در یک فایل CSV دانلود کنید.
در قسمت 1 Collaborative View می‌توانید مشخص کنید که چه کسانی می‌توانند در نحوه نمایش جدول تغییرات ایجاد کنند. ایرتیبل 3 گزینه در اختیار شما قرار داده است که به سادگی قابل استفاده هستند.
در قسمتی که با عدد 2 مشخص شده است نیز، ایرتیبل امکاناتی را در اختیار شما قرار داده است تا به وسیله آن‌ها تغییراتی در نحوه نمایش یک جدول ایجاد کنید.
- Hide Fields : نمایش ندادن یک فیلد
- Filter : فیلتر کردن بر اساس مقادیری که قبلا مشخص کرده‌اید
- Group : گروه بندی. مثلا قادر خواهید بود اطلاعات پروژه‌های مخلتف را براساس نام مدیر هر پروژه گروه‌بندی کنید تا نحوه نمایش و دسترسی به اطلاعات برایتان ساده‌تر شود.
- Sort : مرتب کردن اطلاعات یک فیلد بر اساس پارامتر‌های مختلف
- Color : تعریف رنگ برای ساده‌تر کردن نمایش
- Row height : تغییر ارتفاع هر ردیف
- Share View : به اشتراک گذاشتن نحوه نمایشی که ایجاد کرده‌اید
در این مطلب سعی کردم اجزاء مختلفی که در ایرتیبل با آن‌ها سرو کار داریم را برایتان معرفی کنم. البته نمی‌شود که در یک نوشته کوتاه و چند عکس کل پلتفرم Airtable را آموزش بدهم. سعی می‌کنم در مطالب بعدی به جزئیات بیشتری بپردازم و اجزاء مهم و کاربردی ایرتیبل را به صورت جداگانه و جزئی‌تر بررسی کنم.
آیا قبلا از ایرتیبل استفاده کرده‌اید؟
آیا پلتفرم مدیریت پروژه دیگری را می‌شناسید که به کارایی ایرتیبل باشد؟