ارزیابی هفتگی، روشی برای نظارت بر خود و غلبه بر اهمال کاری
اگر میزان بهرهوری خود را نسنجید به مشکل خواهید خورد. احتمالاً برای شما پیش آمده که احساس کنید روز یا روز‌های پرمشغله‌ای را پشت سر گذاشته‌اید اما با این وجود کاری از پیش نبرده‌اید و بسیاری از کار‌های‌تان نصف‌و‌نیمه مانده، برخی از کارها را فراموش کرده‌اید، کارهای مهمی که می‌خواستید انجام دهید را انجام نداده‌اید و بجای آنها به کارهای غیر ضروری پرداخته‌اید.
در مواردی ما آنقدر درگیر آماده سازی شرایط و محیط می‌شویم و این آماده‌سازی آنقدر زمان و انرژی از ما می‌گیرد که به کلی فراموش می‌کنیم می‌خواستیم چه کاری انجام دهیم. بگذارید موردی که دیروز برای خودم پیش آمد را برایتا‌ن بگویم.
دیروز قصد داشم کتابی را مطالعه کنم و از آن ایده‌هایی برای نوشتن پیدا کنم. معمولاً در این موارد قلم و کاغذ برمی‌دارم و کارم را شروع می‌کنم. دیروز هوس کردم به جای خودکار از مداد استفاده کنم. صدای کشیده شدن کربُن مداد روی کاغذ لذت خاصی می‌دهد و من هم هوس شنیدن این صدا را کرده بودم. مداد را که برداشتم دیدم نوکش به اندازه کافی تیز نیست. دنبال مدادتراش گشتم. مداد تراش را که پیدا کردم به این فکر کردم که ما یک تراش رو میزی داشتیم که خیلی خوب می‌تراشید، بروم آن را پیدا کنم با آن مدادم را بتراشم.
بعد از پرس و جو مداد تراش رو میزی را پیدا کردم، به اتاقم آوردم و مدادم را تراشیدم. شاید فکر کنید کار به اینجا ختم شد، اما نه. مدادتراش با این که برای حداقل 15 – 20 سال قبل است هنوز مثل روز اولش کار می‌کند. دیدم قسمت‌های فلزی براقش کدر شده، گفتم اگر از پولیش استفاده کنم حتماً تمیز می‌شود. پیچ‌گوشتی پیدا کردم و اجزای مداد تراش را از هم جدا کردم. بعدش گفتم رنگ بدنه‌اش ریخته اگر بدنه‌اش را رنگ بزنم قشنگ‌تر می‌شود.
خلاصه رفتم توی پارکینگ، بدنه تراش را رنگ زدم، قسمت‌هایی که می‌خواستم پولیش بکشم را پولیش کشیدم و گذاشتم تا رنگش خشک شود (که هنوز هم خشک نشده). از ساعت 11 قبل از ظهر تا 1:30 ظهر بنده مشغول این کار بودم. فقط می‌خواستم یک مداد بتراشم که با آن موقع کتاب خواندن یادداشت بردارم.
اگر یک تعمیر‌کار مداد‌تراش‌های رو میزی بودم احتمالاً آن ساعت‌ها زمان‌های مفیدی برای من محسوب می‌شد، ولی من فقط می‌خواستم نوک مدادم را تیز کنم.
تا جایی که می دانم در این مورد من تنها نیستم. افراد بسیاری هستند که در مرحله آماده‌سازی گیر می‌کنند و این امر موجب اهمال‌کاری خواهد شد.
چرا این مشکل به وجود می‌آید و چگونه می‌شود آن را حل کرد؟
به نظرم دلیل اصلی به وجود آمدن این مشکل عدم وجود نظارت بر خود است. وقتی کمیت و کیفیت کار‌هایی که قرار بوده در زمان مشخصی انجام دهیم را نمی‌سنجیم به اهمال کاری دچار می‌شویم. اگر برای دیگران کار کنیم به احتمال زیاد آنها روش‌هایی برای نظارت بر ما خواهند داشت و این عامل باعث جلوگیری از اهمال کاری می‌شود، چون می‌دانیم در انتهای روز یا پایان هفته یا ماه باید کار‌هایی را تحویل بدهیم و در صورت انجام ندادن کارها به رئیس خود پاسخگو باشیم.
اما اگر برای دیگران کار نمی‌کنیم چگونه این نظارت و پاسخگویی را برای خود به وجود بیاوریم؟
روش ایجاد خود نظارتی : ارزیابی هفتگی انجام دهید
پیشنهاد این است که ما نیز یک روز در پایان هفته را برای ارزیابی کار‌هایی که در طول هفته انجام داده‌ایم انتخاب کنیم. نیاز نیست یک روز کامل را به این کار اختصاص دهیم، غروب جمعه بهترین زمان است، وقت زیادی هم نیاز نداریم، نیم ساعت تا یک ساعت.
قبل از هر چیز به لیست کار‌هایی که قرار بوده است در طول هفته انجام دهیم نیاز داریم. سپس مشخص می‌کنیم که کارها در چه مرحله‌ای هستند. انجام شده، انجام نشده و نیمه انجام شده.
بعد از اینکه این کار را انجام دادیم باید به سوال‌هایی که از خودمان می‌پرسیم پاسخ دهیم.
آیا همه کار‌هایی که قرار بوده‌است در این هفته انجام دهی را انجام داده‌ای و تکمیل کرده‌ای؟
اگر همه آنچه در لیست بود را انجام داده‌ایم که درود بر ما. می‌توانیم اگر قادر هستیم کارهای بیشتری را در برنامه هفتگی‌‌مان بگنجانیم. اما اگر کار‌هایی هستند که انجام نداده‌ایم باید به سوال‌های بعدی پاسخ دهیم.
دلیل انجام ندادن کارها چه بوده است؟
باید برای تک تک کارهای که انجام نداده‌ایم یا نصف و نیمه مانده‌است دلیل‌‌مان را بنویسیم.
آیا در تعیین زمان برای انجام دادن آن اشتباه کرده‌ای و به زمان بیشتری نیاز داشتی؟
آیا مسؤلیت دیگری را در طول هفته قبول کردی تا باعث شد کار مورد نظر را رها کنی؟
آیا تمرکز کافی نداشتی؟
آیا اهمال کاری کردی؟
چه کار‌هایی را در طول هفته خوب انجام دادی و تکمیل کرده ای؟
لیست این کارها را جدا می‌کنیم و فکر می‌کنیم( بهتر است که بنویسیم) که: چرا من این کارها را به خوبی انجام دادم؟ از چه روشی استفاده کردم؟
به چیزهایی که همیشه بله می‌گفتم نه گفتم؟
از اینترنت و شبکه‌های اجتماعی کمتر استفاده کردم؟
بیرون نرفتم و بیشتر در خانه بودم؟
تمرکزم بیشتر بود؟
پاسخ به این سوالات باعث می‌شود تا از روش‌هایی که برای انجام دادن کار‌های‌مان به کار برده‌ایم برای کارهای دیگر نیز استفاده کنیم . ایده بگیریم و نقات قوت خودمان را تقویت کنیم.
در آخرین مرحله نیز باید برنامه هفته آینده را مشخص کنیم. برنامه ریزی برای هفته آینده با علم بر اینکه در پایان هفته باید به خودمان گزارش بدهیم و عملکردمان را ارزیابی کنیم به ما کمک می‌کند تا هفته پربارتری را پشت سر بگذاریم. سامان‌دهی کارها باعث می‌شود به طور شفاف بدانیم با چه کار‌هایی طرف هستیم. بهتر است زمان لازم برای کارها را به صورت تقریبی تعیین کنیم. تا اگر برای کاری بیشتر از یک هفته زمان لازم داشتیم در ارزیابی هفتگی پاسخگوی نصفه ماندن آن باشیم.
در پایان لازم است به این نکته اشاره کنم که کلید موفقیت در بهرهوری و غلبه بر اهمال کاری تکرار است. باید عادت‌های خوبی برای خودمان انتخاب کنیم و در تکرار و اجرای آنها پا فشاری کنیم. ایجاد عادت ارزیابی هفتگی باعث می‌شود از میزان پیشرفت خود آگاهی داشته باشیم.
در مجموعه‌ای از نوشته‌ها سعی دارم به موضوع اهمال کاری بپردازم. اگر این موضوع برای شما نیز یک دغدغه است پیشنهاد می‌کنم این مجموعه نوشته‌ها را دنبال کنید.